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Rechnung schreiben als Freiberufler – Vorlage vom Steuerberater

Wenn Sie mit einer freiberuflichen Tätigkeit Geld verdienen wollen, sollten Sie sich frühzeitig mit den steuerrechtlichen Pflichten beschäftigen. Das zuständige Finanzamt will Ihre Einnahmen nachvollziehen - spätestens bei einer Betriebsprüfung kontrolliert es Ihre Rechnungen und Kontobewegungen.
Inhaltsübersicht

Auch bei Ihren Geschäftspartnern kommt es in unregelmäßigen Abständen zu Betriebsprüfungen, bei denen Finanzbeamte Ihre Rechnungen prüfen. Fehlerhafte Rechnung wirken sich auf Ihre Kunden unmittelbar negativ aus, Finanzbehörden versagen in diesem Fall den Vorsteuerabzug. Ihre Abnehmer haben deshalb ebenfalls ein Interesse daran, dass Sie sämtliche Mindestanforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen erfüllen. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

 

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Wir unterstützen Sie gerne und beraten Sie bei allen steuerlichen Fragen. Profitiere von unserer Expertise für die Steuerberatung von Freiberuflern, Gewerbetreiben und kleinen Unternehmen.

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Die korrekte Rechnungsstellung ist für Freiberufler eine zentrale Herausforderung: Mit einer Rechnungsvorlage für Freiberufler als PDF- oder Word-Dokument erleichtern Sie sich diese Arbeit. Laden Sie eine Vorlage bei Ihrer Guhr Steuerberatung herunter! Dieses Dokument passen Sie anschließend individuell an. Bedenken Sie hierbei abweichende Anforderungen für Kleinunternehmer und Kleinstbetragsrechnungen!

 

Rechnung von Freiberuflern: Wichtiges im Überblick

 

Die gesetzlichen Anforderungen an korrekte Rechnungen beinhalten diverse Pflichtangaben. Diese Angaben sollte jede Ihrer Rechnungen enthalten:

 

– Name und Anschrift des Leistungserbringers und Leistungsempfängers

– Ihre Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer

– Rechnungsdatum

– fortlaufende Rechnungsnummer

– Umfang und Art der Leistung

– Entgelte separat nach Steuersätzen

– jeweils Steuersatz und konkreter Steuerbetrag

– im Vorfeld vereinbarte Minderung (zum Beispiel Skonto)

 

Sie erstellen Kleinstbetragsrechnungen bis zu 250 Euro? Sie agieren als Kleinunternehmer? Dann gelten andere Regeln. Details finden Sie in den Abschnitten weiter unten!

 

Steuernummer und USt-ID

 

Manche Freiberufler begehen den Fehler, dass sie die Steuernummer mit der Steuer-ID verwechseln. Auf Rechnungen geben Sie Ihre Steuernummer an: Diese erhalten Sie von Ihrem Finanzamt, nachdem Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingereicht haben. Alternativ können Sie die USt-ID nutzen. Die meisten Gründer beantragen diese ebenfalls mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, für die Verteilung ist das Bundeszentralamt für Steuern verantwortlich.

 

Rechnungspflicht: Wem müssen Sie Rechnungen ausstellen?

 

Beim Erstellen von Rechnungen sind zwei Fälle zu unterscheiden:

 

– Sie fertigen Rechnungen, weil eine Rechnungspflicht gilt. Diese Pflicht bezieht sich auf alle Geschäfte mit anderen Unternehmen sowie juristischen Personen wie Körperschaften des öffentlichen Rechts, sofern eine steuerbare Leistung vorliegt. Zudem müssen Sie Rechnungen an Privatpersonen ausstellen, wenn Sie Leistungen im Bereich Grundstück und Gebäude erbringen.

– Sie stellen Rechnungen freiwillig aus. Im Privatkundengeschäft besteht in der Regel keine Rechnungspflicht, viele Freiberufler senden dennoch eine Rechnung zu. Mit diesem Service unterstreichen Sie ihre Professionalität – viele Kunden schätzen die Zustellung einer Rechnung!

 

Warum sind ordnungsgemäße Rechnungen so wichtig?

 

Die Regelungen für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung finden sich im Umsatzsteuergesetz: Daraus lässt sich der Zweck dieser Bestimmungen ableiten. Rechnungen im B2B-Geschäft dienen dem Vorsteuerabzug und der Berechnung der zu zahlenden Umsatzsteuerbeträge. Wenn Sie als Freiberufler eine Rechnung an ein anderes Unternehmen ausstellen, kann Ihr Kunde einen Vorsteuerabzug geltend machen. Konkret bedeutet dies: Für ihn handelt es sich um einen durchlaufenden Posten, er kann die Umsatzsteuer verrechnen.

 

Dieser Vorsteuerabzug kann zum Missbrauch verleiten. Finanzämter kontrollieren deshalb im Rahmen von Betriebsprüfungen, ob der Vorsteuerabzug korrekt erfolgt ist. Dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben erforderlich.

 

Sie haben als Leistungserbringer eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt? Der Leidtragende ist Ihr Kunde – das Finanzamt verwehrt ihm den Vorsteuerabzug! Für die Aussteller der Rechnung ergeben sich meist keine unmittelbaren negativen Folgen, indirekt erweist sich das aber als fatal: Kunden werden darüber nicht begeistert sind und stellen gegebenenfalls die Zusammenarbeit ein.

 

Auch ohne Eingreifen des Finanzamts kann Ihr Image als Freiberufler leiden, wenn Sie mangelhafte Rechnungen anfertigen: Viele Firmen prüfen Rechnungen präventiv. Stellen sie Mängel fest, fordern sie eine Korrektur. Das ist zwar problemlos möglich, bedeutet aber für alle Beteiligten einen Mehraufwand.

 

Rechnungsvorlage herunterladen: Das sind die Vorteile

 

Müssen Sie jede Rechnung einzeln in einem Word-Dokument verfassen? Diese Frage lässt sich zum Glück verneinen. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten offen:

 

– Nutzen Sie eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware!

– Laden Sie eine Rechnungsvorlage für Freiberufler als Word- oder PDF-Dokument herunter!

 

Ihre Guhr Steuerberatung stellt Ihnen eine Rechnungsvorlage für Freiberufler zur Verfügung: kostenlos! Diese Vorlage enthält sämtliche Pflichtangaben und zeichnet sich zudem durch einen übersichtlichen Aufbau aus. Selbstverständlich müssen Sie Ihre Angaben wie Art der Leistung, Rechnungsbeträge und Ausstellungsdatum individualisieren. Dennoch profitieren Sie von einem deutlichen Mehrwert: Dank dieser Rechnungsvorlage vergessen Sie keine Pflichtangabe. Zusätzlich reduziert sich der Aufwand, weil das Grundgerüst für eine ordnungsgemäße Rechnung bereits vorhanden ist.

 

 

Die Rechnungsvorlage anpassen: Das gilt es zu beachten

 

Bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage kommt es darauf an, dass Sie an alle individuell erforderlichen Angaben denken. Berücksichtigen Sie zudem die exakten gesetzlichen Anforderungen: Rechnungsposten mit unterschiedlichen Steuersätzen müssen Sie zum Beispiel separat ausweisen. Erbringen Sie Leistungen mit vollem und reduzierten Umsatzsteuersatz, müssen Sie dies kenntlich machen. Dasselbe gilt, wenn Ihre Rechnung steuerfreie Leistungen umfasst.

 

Die oben genannten Pflichtangaben beziehen sich auf gewöhnliche Rechnungen. Es gibt in zwei Bereichen Abweichungen:

 

– Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, entsprechend dürfen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall weisen Sie transparent darauf hin, darüber hinaus gelten alle Anforderungen an die ordnungsgemäße Rechnungsstellung.

– Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Bei diesen Rechnungen müssen Sie weniger Pflichtangaben beachten.

 

Auch eine Mischung ist möglich: Viele Kleinunternehmer stellen Kleinstbetragsrechnungen aus.

 

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

 

Wenn Sie als Kleinunternehmer anerkannt sind, enthalten Ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer. Sämtliche diesbezüglichen Pflichten entfallen: Sie müssen die Rechnungsposten nicht nach Steuersätzen aufschlüsseln, Sie nennen keine Steuersätze und Steuerbeträge.

 

Es empfiehlt sich aber, prägnant darauf hinzuweisen. Beziehen Sie sich hierbei unmittelbar auf die gesetzliche Grundlage. Typische Formulierungen sind zum Beispiel:

 

– „Gemäß § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.“

– „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 USt)“

 

Ihr Rechnungsvorlage für Freiberufler als PDF- oder Word-Datei enthält eine entsprechende Formulierung!

 

Reduzierte Angabenpflicht bei Rechnungen bis 250 Euro

 

Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro brutto erleichtert der Gesetzgeber das Ausstellen von Rechnungen. Folgende Angaben genügen:

 

– Name und Anschrift Ihres Unternehmens

– Ausstellungsdatum

– Umfang und Art der Leistung

– Entgelt plus Steuerbetrag als Gesamtsumme

– Steuersatz

 

Im Vergleich zu einer normalen Rechnung profitieren Sie von einem deutlich minimierten Aufwand. Sie müssen zum Beispiel weder den Namen noch die Anschrift des Leistungsempfängers nennen. Zusätzlich reicht es aus, wenn Ihre Rechnung einen Gesamtbetrag inklusive Steuerbetrag enthält. Es ist nicht erforderlich, die Steuerbeträge extra auszuweisen. Fügen Sie stattdessen pauschal hinzu, welchen Steuersatz Sie bei der Berechnung des Gesamtbetrags angewandt haben. Ihre Steuernummer müssen Sie auch nicht angeben.

 

Erleichterungen für Kleinstbetragsrechnungen optional

 

Betrachten Sie die reduzierten Pflichtangaben für Rechnungsbeträge bis 250 Euro brutto als Angebot. Sie können diese Vorteile nutzen, müssen davon aber keinen Gebrauch machen. In der Praxis kann es sich als sinnvoll erweisen, darauf zu verzichten. Das gilt zum Beispiel, wenn Sie einem Kunden Rechnungen mit Summen über und unter 250 Euro brutto ausstellen. In diesem Fall lohnt es sich, für sämtliche Rechnungen die gewöhnlichen Regelungen anzuwenden: Dann sehen alle Ihre Rechnungen einheitlich aus!

 

Beratungsgespräch mit einem Steuerexperten

 

Guhr Steuerberatung: kompetente Unterstützung bei Rechnungen und mehr

 

Mit unserer Rechnungsvorlage für Freiberufler helfen wir Ihnen konkret beim Erstellen von Rechnungen. Unsere Leistungen reichen aber weit darüber hinaus: Erfahrene Mitarbeiter beraten Sie bei allen Fragen, die zu Themen wie Rechnungen, Umsatzsteuer und Buchhaltung entstehen. Kontaktieren Sie Ihre bewährte Steuerberatung für Freiberufler und nutzen Sie unser Angebot bundesweit!

 

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz listet in § 14 detailliert auf, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Die Liste ist lang: Sie müssen zum Beispiel Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie des Leistungsempfängers nennen. Führen Sie den Umfang und die Art der Leistungen auf und fügen Sie die einzelnen Steuerbeträge und Steuersätze hinzu. Denken Sie auch an vermeintliche Details wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und Ihre Steuernummer oder USt-ID. Abweichende Regelungen gelten für Kleinstbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.

Warum empfiehlt sich eine Rechnungsvorlage für Freiberufler?

Mit einer Rechnungsvorlage stellen Sie sicher, dass Sie keine Pflichtangabe vergessen. Auf dieser Vorlage finden Sie Felder und Hinweise für sämtliche Angaben, Sie müssen nur noch die individuellen Daten eingeben. Damit geht auch der Vorteil einher, dass Sie sich Arbeit ersparen. Rechnungsvorlagen ergänzen Sie, ohne Vorlage müssten Sie eine komplett neue Rechnung schreiben. Laden Sie hier Ihre Rechnungsvorlage für Freiberufler als PDF- oder Word-Dokument herunter!

Welche Regelungen gelten für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen und dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Führen Sie stattdessen einfach Ihre Rechnungsbeträge beziehungsweise den gesamten Rechnungsbetrag auf. Die Nennung von Steuersätzen und Steuerbeträgen entfällt bei diesen Rechnungen. Darauf sollten Sie aber explizit mit einem kurzen Satz hinweisen. Grundsätzlich können Sie diesen Hinweis eigenständig formulieren, beziehen Sie sich aber ausdrücklich auf den § 19 UStG als rechtliche Grundlage.

 

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