Rechnung schreiben als Freiberufler - Vorlage vom Steuerberater

Auch bei Ihren Geschäftspartnern kommt es in unregelmäßigen Abständen zu Betriebsprüfungen, bei denen Finanzbeamte Ihre Rechnungen prüfen. Fehlerhafte Rechnung wirken sich auf Ihre Kunden unmittelbar negativ aus, Finanzbehörden versagen in diesem Fall den Vorsteuerabzug. Ihre Abnehmer haben deshalb ebenfalls ein Interesse daran, dass Sie sämtliche Mindestanforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen erfüllen. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Die korrekte Rechnungsstellung ist für Freiberufler eine zentrale Herausforderung: Mit einer Rechnungsvorlage für Freiberufler als PDF- oder Word-Dokument erleichtern Sie sich diese Arbeit. Laden Sie eine Vorlage bei Ihrer Guhr Steuerberatung herunter! Dieses Dokument passen Sie anschließend individuell an. Bedenken Sie hierbei abweichende Anforderungen für Kleinunternehmer und Kleinstbetragsrechnungen!

Die gesetzlichen Anforderungen an korrekte Rechnungen beinhalten diverse Pflichtangaben. Diese Angaben sollte jede Ihrer Rechnungen enthalten:

- Name und Anschrift des Leistungserbringers und Leistungsempfängers

- Ihre Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer

- Rechnungsdatum

- fortlaufende Rechnungsnummer

- Umfang und Art der Leistung

- Entgelte separat nach Steuersätzen

- jeweils Steuersatz und konkreter Steuerbetrag

- im Vorfeld vereinbarte Minderung (zum Beispiel Skonto)

Sie erstellen Kleinstbetragsrechnungen bis zu 250 Euro? Sie agieren als Kleinunternehmer? Dann gelten andere Regeln. Details finden Sie in den Abschnitten weiter unten!

Beim Erstellen von Rechnungen sind zwei Fälle zu unterscheiden:

- Sie fertigen Rechnungen, weil eine Rechnungspflicht gilt. Diese Pflicht bezieht sich auf alle Geschäfte mit anderen Unternehmen sowie juristischen Personen wie Körperschaften des öffentlichen Rechts, sofern eine steuerbare Leistung vorliegt. Zudem müssen Sie Rechnungen an Privatpersonen ausstellen, wenn Sie Leistungen im Bereich Grundstück und Gebäude erbringen.

- Sie stellen Rechnungen freiwillig aus. Im Privatkundengeschäft besteht in der Regel keine Rechnungspflicht, viele Freiberufler senden dennoch eine Rechnung zu. Mit diesem Service unterstreichen Sie ihre Professionalität - viele Kunden schätzen die Zustellung einer Rechnung!

Die Regelungen für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung finden sich im Umsatzsteuergesetz: Daraus lässt sich der Zweck dieser Bestimmungen ableiten. Rechnungen im B2B-Geschäft dienen dem Vorsteuerabzug und der Berechnung der zu zahlenden Umsatzsteuerbeträge. Wenn Sie als Freiberufler eine Rechnung an ein anderes Unternehmen ausstellen, kann Ihr Kunde einen Vorsteuerabzug geltend machen. Konkret bedeutet dies: Für ihn handelt es sich um einen durchlaufenden Posten, er kann die Umsatzsteuer verrechnen.

Dieser Vorsteuerabzug kann zum Missbrauch verleiten. Finanzämter kontrollieren deshalb im Rahmen von Betriebsprüfungen, ob der Vorsteuerabzug korrekt erfolgt ist. Dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben erforderlich.

Sie haben als Leistungserbringer eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt? Der Leidtragende ist Ihr Kunde - das Finanzamt verwehrt ihm den Vorsteuerabzug! Für die Aussteller der Rechnung ergeben sich meist keine unmittelbaren negativen Folgen, indirekt erweist sich das aber als fatal: Kunden werden darüber nicht begeistert sind und stellen gegebenenfalls die Zusammenarbeit ein.

Auch ohne Eingreifen des Finanzamts kann Ihr Image als Freiberufler leiden, wenn Sie mangelhafte Rechnungen anfertigen: Viele Firmen prüfen Rechnungen präventiv. Stellen sie Mängel fest, fordern sie eine Korrektur. Das ist zwar problemlos möglich, bedeutet aber für alle Beteiligten einen Mehraufwand.

Müssen Sie jede Rechnung einzeln in einem Word-Dokument verfassen? Diese Frage lässt sich zum Glück verneinen. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten offen:

- Nutzen Sie eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware!

- Laden Sie eine Rechnungsvorlage für Freiberufler als Word- oder PDF-Dokument herunter!

Ihre Guhr Steuerberatung stellt Ihnen eine Rechnungsvorlage für Freiberufler zur Verfügung: kostenlos! Diese Vorlage enthält sämtliche Pflichtangaben und zeichnet sich zudem durch einen übersichtlichen Aufbau aus. Selbstverständlich müssen Sie Ihre Angaben wie Art der Leistung, Rechnungsbeträge und Ausstellungsdatum individualisieren. Dennoch profitieren Sie von einem deutlichen Mehrwert: Dank dieser Rechnungsvorlage vergessen Sie keine Pflichtangabe. Zusätzlich reduziert sich der Aufwand, weil das Grundgerüst für eine ordnungsgemäße Rechnung bereits vorhanden ist.

• Rechnungstemplate mit 7% Umsatzsteuer (Word)
• Rechnungstemplate mit 7% Umsatzsteuer (PDF)
• Rechnungstemplate mit 19% Umsatzsteuer (Word)
• Rechnungstemplate mit 19% Umsatzsteuer (PDF)
• Rechnungstemplate für Kleinunternehmer (Word)
• Rechnungstemplate für Sonstige Leistung an Drittland (Word)
• Rechnungstemplate für Sonstige Leistung an Drittland (PDF)
• Rechnungstemplate für Sonstige Leistung an EU mit UStID (PDF)
• Rechnungstemplate für Sonstige Leistung an EU mit UStID (Word)

Bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage kommt es darauf an, dass Sie an alle individuell erforderlichen Angaben denken. Berücksichtigen Sie zudem die exakten gesetzlichen Anforderungen: Rechnungsposten mit unterschiedlichen Steuersätzen müssen Sie zum Beispiel separat ausweisen. Erbringen Sie Leistungen mit vollem und reduzierten Umsatzsteuersatz, müssen Sie dies kenntlich machen. Dasselbe gilt, wenn Ihre Rechnung steuerfreie Leistungen umfasst.

Die oben genannten Pflichtangaben beziehen sich auf gewöhnliche Rechnungen. Es gibt in zwei Bereichen Abweichungen:

- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, entsprechend dürfen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall weisen Sie transparent darauf hin, darüber hinaus gelten alle Anforderungen an die ordnungsgemäße Rechnungsstellung.

- Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Bei diesen Rechnungen müssen Sie weniger Pflichtangaben beachten.

Auch eine Mischung ist möglich: Viele Kleinunternehmer stellen Kleinstbetragsrechnungen aus.

Wenn Sie als Kleinunternehmer anerkannt sind, enthalten Ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer. Sämtliche diesbezüglichen Pflichten entfallen: Sie müssen die Rechnungsposten nicht nach Steuersätzen aufschlüsseln, Sie nennen keine Steuersätze und Steuerbeträge.

Es empfiehlt sich aber, prägnant darauf hinzuweisen. Beziehen Sie sich hierbei unmittelbar auf die gesetzliche Grundlage. Typische Formulierungen sind zum Beispiel:

- "Gemäß § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer."

- "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 USt)"

Ihr Rechnungsvorlage für Freiberufler als PDF- oder Word-Datei enthält eine entsprechende Formulierung!

Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro brutto erleichtert der Gesetzgeber das Ausstellen von Rechnungen. Folgende Angaben genügen:

- Name und Anschrift Ihres Unternehmens

- Ausstellungsdatum

- Umfang und Art der Leistung

- Entgelt plus Steuerbetrag als Gesamtsumme

- Steuersatz

Im Vergleich zu einer normalen Rechnung profitieren Sie von einem deutlich minimierten Aufwand. Sie müssen zum Beispiel weder den Namen noch die Anschrift des Leistungsempfängers nennen. Zusätzlich reicht es aus, wenn Ihre Rechnung einen Gesamtbetrag inklusive Steuerbetrag enthält. Es ist nicht erforderlich, die Steuerbeträge extra auszuweisen. Fügen Sie stattdessen pauschal hinzu, welchen Steuersatz Sie bei der Berechnung des Gesamtbetrags angewandt haben. Ihre Steuernummer müssen Sie auch nicht angeben.

Mit unserer Rechnungsvorlage für Freiberufler helfen wir Ihnen konkret beim Erstellen von Rechnungen. Unsere Leistungen reichen aber weit darüber hinaus: Erfahrene Mitarbeiter beraten Sie bei allen Fragen, die zu Themen wie Rechnungen, Umsatzsteuer und Buchhaltung entstehen. Kontaktieren Sie Ihre bewährte Steuerberatung für Freiberufler und nutzen Sie unser Angebot bundesweit!