Sie formulieren nur dann eine ordnungsgemäße Rechnung, wenn Sie diese Mindestanforderungen an Form und Inhalt erfüllen. Die Folgen einer fehlerhaften Rechnung trägt in erster Linie der Rechnungsempfänger, weil sie seinen Vorsteuerabzug gefährdet. Das betrifft aber auch Sie als Rechnungsaussteller: Ihr Kunde wird darüber nicht erfreut sein, die Kundenzufriedenheit sinkt. Eine vollständige und korrekte Rechnung liegt deshalb in Ihrem eigenen Interesse!
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Was muss auf einer Rechnung stehen? Mit dieser Frage sollten Sie sich auch intensiv befassen, weil Sie als Unternehmer viele Eingangsrechnungen erhalten. Es gelten die eben erwähnten Gründe: Das Finanzamt setzt beim Vorsteuerabzug und beim Akzeptieren von Betriebsausgaben voraus, dass Sie über eine ordnungsgemäße Rechnung verfügen. Prüfen Sie sämtliche Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit – fordern Sie gegebenenfalls eine Korrektur!
Strikte Vorgaben für die Rechnungsstellung
Das Umsatzsteuergesetz sieht für ordnungsgemäße Rechnungen detaillierte Mindestanforderungen vor (§14 UStG). Diese Standardisierung soll die Arbeit der Finanzbehörden erleichtern und sie in die Lage versetzen, die Korrektheit der Buchhaltung und von Steuererklärungen zu überprüfen.
Vor allem in Bezug auf die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug ist das wichtig. Darüber hinaus verbuchen Rechnungsempfänger die entsprechenden Rechnungsbeträge als Betriebsausgaben: Anhand der Rechnungen kontrollieren Finanzbeamte, ob die Rechnungsposten die Voraussetzungen einer Betriebsausgabe erfüllen.
Die erforderlichen Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung
Das Umsatzsteuerrecht erfordert die Rechnungsstellung in Schriftform: Auch mit digitalen Rechnungen entsprechen Sie dieser Anforderung. Inhaltlich muss eine Rechnung vielfältige Angaben enthalten. In den folgenden Absätzen informieren wir Sie über diese Pflichtangaben:
Adresse von Aussteller und Empfänger
Bei Rechnungen müssen Sie Ihre Adresse sowie die Anschrift des Rechnungsempfängers nennen. Ihre Adresse muss nicht der Standort Ihrer Betriebsstätte sein. Es genügt zum Beispiel eine Postfachadresse. Bedenken Sie, dass die Rechnungs- und Lieferadresse voneinander abweichen können!
Rechnungsdatum, Liefer- oder Leistungszeitpunkt und Zahlungstermin
Nennen Sie auf Ihren Rechnungen das exakte Datum der Rechnungsausstellung. Zudem informieren Sie auf der Rechnung, wann Sie Waren liefern oder eine Dienstleistung erbringen. Hier reicht die Kalenderwoche oder der Monat, Sie müssen den Zeitpunkt nicht taggenau angeben. Wenn dieser Termin in der Zukunft liegt, nennen Sie einen voraussichtlichen Zeitpunkt. Ergänzen Sie Ihre Rechnung mit Angaben zum Zahlungstermin.
Rechnungsnummer
Das Umsatzsteuerrecht fordert eine fortlaufende Nummerierung Ihrer Rechnungen. Bei der Art dieser Nummerierung genießen Sie weitgehende Freiheiten: Wichtig ist, dass sich Finanzbeamte leicht orientieren können.
Bei den fortlaufenden Nummern dürfen Sie Ziffern und Buchstaben verwenden. Für eine einfache Variante nutzen Sie die aktuelle Jahreszahl und fügen dieser aufsteigende Zahlen hinzu, zum Beispiel 2022-01 und 2022-02 für die ersten beiden Rechnungen des Jahres 2022.
Beschreibung von Ware oder Leistung
Die Art der Ware oder der Leistung muss auf Ihren Rechnungen eindeutig erkennbar sein. Dasselbe gilt für die Menge der Waren und den Umfang von Leistungen. Beim Leistungsumfang kommt unter anderem die Anzahl an Arbeitsstunden als Angabe infrage. Wenn Sie Waren oder Leistungen beschreiben, sollten Sie lieber ausführlicher als zu knapp formulieren.
Entgelt und Umsatzsteuer
Listen Sie bei jeder Position auf der Rechnung das vereinbarte Entgelt auf. Den Umsatzsteuersatz und den Steuerbetrag geben Sie separat an. Wenn Sie Waren oder Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen in Rechnung stellen, erfordert das eine getrennte Ausführung der Steuersätze und Beträge. Bei steuerbefreiten Waren und Leistungen müssen Sie explizit auf die Steuerfreiheit hinweisen. Nennen Sie auf dem Rechnungsdokument zudem im Voraus vereinbarte Entgeltreduzierungen wie Skonti.
Eine prozentuale Angabe reicht aus. Macht der Rechnungsempfänger von der Möglichkeit der Skonto-Bezahlung Gebrauch, müssen Sie hierfür keine gesonderte Rechnung anfertigen.
Steuernummer
Vermerken Sie auf Ihren Rechnungen Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei der Steuernummer genügen die acht Ziffern Ihrer persönlichen Nummer – die Ziffern für das Finanzamt und den Länderschlüssel müssen Sie nicht nennen.
Als Kleinunternehmer erheben Sie von Ihren Kunden keine Umsatzsteuer, entsprechend müssen Sie diese nicht ausweisen. Wichtig ist, dass Sie ausdrücklich darauf hinweisen. Versehen Sie Ihre Rechnungen mit einer Angabe wie „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Weniger Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Brutto-Rechnungssumme von 250 Euro reduziert der Gesetzgeber die Anzahl an Pflichtangaben. Auf folgende Punkte können Sie bei diesen Rechnungen verzichten:
- Sie benötigen keine fortlaufenden Rechnungsnummern.
- Die Adresse des Leistungsempfängers müssen Sie nicht nennen.
- Auch Ihre Steuernummer ist nicht erforderlich.
- Geben Sie den Gesamtbetrag (Entgelt und Umsatzsteuer) in einer Summe an und fügen Sie den Steuersatz hinzu. Die separate Aufführung des Steuerbetrags ist nicht notwendig.
Wenn Sie jede Rechnung einzeln schreiben, bedeutet dies angesichts der vielfältigen Pflichtangaben einen immensen Aufwand. Nutzen Sie deshalb eine Vorlage, in der Sie einzelne Angaben wie Adresse des Empfängers, Leistung und Höhe der Entgelte sowie Steuern anpassen. Als noch praktischer erweist sich eine Software für die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Mit diesen Programmen erstellen Sie ordnungsgemäße Rechnungen und speisen die Daten zugleich in Ihre Buchführung ein.
Überprüfen Sie eingehende Rechnungen auf Pflichtangaben!
Das Wissen über die Mindestanforderungen ermöglicht Ihnen auch, Ihre Eingangsrechnungen zu kontrollieren. Dies empfiehlt sich dringend: Mit der Überprüfung stellen Sie sicher, dass Ihnen beim Vorsteuerabzug und den Betriebsausgaben keine Probleme entstehen.
Wenn Finanzbeamte im Rahmen einer Betriebsprüfung unvollständige oder unrichtige Eingangsrechnungen entdecken, verweigern sie zum Beispiel den Abzug der Vorsteuer. Das ist kostspielig. Sie identifizieren bei einer Rechnung Mängel? Fordern Sie den Rechnungsaussteller auf, die Rechnung zu ergänzen oder zu korrigieren!
Rechnungen ergänzen oder korrigieren
Mängel an einer Rechnung lassen sich im Regelfall problemlos beheben. Als Aussteller stehen Ihnen mit der Ergänzung und der Korrektur zwei Optionen zur Verfügung:
- Ergänzung: In diesem Fall senden Sie nachträglich erforderliche Angaben, ohne eine neue Rechnung anzufertigen. Beziehen Sie sich bei dieser Ergänzung am besten auf die entsprechende Rechnungsnummer.
- Korrektur: Sie stellen eine neue Rechnung aus. Stornieren Sie zugleich die bisherige Rechnung.
Ordnungsgemäße Rechnungen: Fragen Sie Ihre Steuerberatung!
Der Gesetzgeber fordert auf Rechnungen diverse Mindestangaben, auf den ersten Blick scheint dies kompliziert: Diese Anforderungen können Sie aber auch ohne steuerrechtliche Kenntnisse erfüllen.
Gleichwohl kann im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung Beratungsbedarf entstehen: Das gilt zum Beispiel für Rechnungen an ausländische Kunden oder bei erforderlichen Korrekturen. Wenden Sie sich in diesen und anderen Fällen an Ihre Guhr Steuerberatung!
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