Rückstellungen bei einer GmbH: Vorteile & Regeln

Mit Rückstellungen reduzieren Sie den Jahresgewinn Ihrer GmbH - und damit die Steuerforderungen. Doch wann können Sie solche Rückstellungen bilden? Welche Folgen haben sie? Und wie lösen Sie Rückstellungen wieder auf?

Diesen Fragen sollten Sie sich widmen. Rückstellungen sind bei der Bilanzierung ein wichtiges Instrument, um vorausschauend zu planen und unnötige Steuerzahlungen zu vermeiden. Bedenken Sie, dass die Bildung von Rückstellungen auch mit Nachteilen wie geringeren Gewinnausschüttungen einhergehen kann.

Bei Rückstellungen handelt es sich um Verbindlichkeiten, die künftig mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit auf Sie zukommen. Die konkrete Forderung existiert noch nicht, Sie müssen aber damit rechnen. Um diese Forderung später begleichen zu können, bilden Sie eine Rückstellung. Die Höhe der Rückstellung muss der wahrscheinlichen Forderungshöhe entsprechen.

Die wesentlichen Merkmale einer Rückstellung sind:

- Die Verbindlichkeit tritt mit hinreichend großer Wahrscheinlichkeit ein.

- Die Ursache für die Verbindlichkeit liegt im aktuellen Bilanzjahr.

- Das tatsächliche Entstehen oder die Höhe der Verbindlichkeit ist unklar.

Bei der Bildung von Rückstellungen müssen Sie kaufmännische Sorgfalt anlegen. Das heißt: Erstens sollten Sie nachvollziehbar begründen können, warum das Risiko für die jeweilige Verbindlichkeit besteht. Zweitens sollte die Höhe der Rückstellung auf einer fundierten Kalkulation beruhen.

Für welche wahrscheinlichen Verbindlichkeiten dürfen Sie überhaupt Rückstellungen bilden? Der Gesetzgeber grenzt die möglichen Rückstellungen für die GmbH und andere Rechtsformen klar ein. Berücksichtigen Sie hierbei, dass es zwischen der Handels- und der Steuerbilanz einige Unterschiede gibt. Grundsätzlich gilt: Die Vorgaben für die Steuerbilanz sind strenger.

Typische Rückstellungen sind:

- Pensionsrückstellungen

- Steuerrückstellungen

- Rückstellungen für Garantieverpflichtungen

- Prozessrückstellungen

Bei den Pensionsrückstellungen liegen der grundlegende Mechanismus und der Zweck einer Rückstellung auf der Hand. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Direktzahlungen als Pension zusagen, bilden sie hierfür Rückstellungen. Der Gesetzgeber fordert dies explizit ein.

Bei Steuerrückstellungen geht es um im Wirtschaftsjahr entstandene Steuerforderungen, die sich in der Höhe noch nicht beziffern lassen. Als Unternehmer müssen Sie den Steuerbescheid abwarten. Wenden Sie sich an Ihre Guhr Steuerberatung! Unsere Experten prognostizieren die Steuerforderungen und schlagen Ihnen entsprechende Rückstellungen vor.

Ein weiterer Posten sind Rückstellungen für Garantieverpflichtungen. Ob Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen: In beiden Fällen geht Ihre GmbH Risiken ein. Kunden geben gekaufte Artikel zum Beispiel zurück und fordern Ersatz. Oder sie bestehen bei Dienstleistungen auf Nachbesserungen. Zudem entstehen gegebenenfalls Schadensersatzforderungen, die keine Versicherung übernimmt. Für alle diese potenziellen Verbindlichkeiten dürfen Sie GmbH-Rückstellungen in nachvollziehbarer Höhe bilden.

Dasselbe gilt für Kosten, die im Rahmen von juristischen Auseinandersetzungen entstehen könnten. Sie dürfen Rückstellungen für Prozesskosten aber nur bilden, wenn der Prozess bereits anhängig ist!

Im Handels- und Steuerbilanzrecht finden sich einige Passivierungsverbote. Seit 2009 existiert zum Beispiel ein weitgehendes Passivierungsverbot für Instandhaltungsrückstellungen. Ein Unternehmen will zum Beispiel die Instandhaltung der Heizungsanlage beauftragen: Eine Rückstellung darf es nur bilden, wenn diese Arbeiten innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden. Andernfalls verbietet der Gesetzgeber die Rückstellung: In diesem Fall verbuchen Firmen den Aufwand im jeweiligen Jahr als Betriebsausgabe.

Es gibt viele weitere Sachverhalte, bei denen Sie keine Rückstellungen bilden dürfen. Verteilen Händler zum Beispiel in großer Zahl kostenlose Rabattgutscheine, dürfen sie keine Rückstellungen in die Bilanz aufnehmen. Häufig handelt es sich um komplizierte Bestimmungen, des Öfteren kommt es auf die Details an: Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihre Experten von der Guhr Steuerberatung!

Rückstellungen mindern Ihren Jahresgewinn oder erhöhen Ihren Jahresverlust: Sie wirken sich damit unmittelbar auf Ihren Jahresabschluss und den Gewinn als Grundlage der Steuerberechnung aus.

Bei den entsprechenden Verbindlichkeiten sind zwar noch keine liquiden Mittel abgeflossen, das Finanzamt akzeptiert Rückstellungen bei hinreichend großer Wahrscheinlichkeit aber als gewinnmindernd.

Wenn Sie die Rückstellungen später in Anspruch nehmen, lösen Sie die jeweiligen Posten auf. Hier kann es zu folgenden Szenarien kommen, wenn die Rückstellungshöhe von der tatsächlichen Forderung abweicht:

- Ihre Rückstellung ist zu hoch: Buchen Sie den überschüssigen Geldbetrag als sonstigen betrieblichen Ertrag. Er erhöht Ihre Einnahmen und damit den Gewinn, den Sie versteuern.

- Ihre Rückstellung ist zu niedrig: Buchen Sie die fehlende Summe als zusätzlichen betrieblichen Aufwand. Dieser Schritt reduziert Ihren Gewinn.

Wenn Sie in Ihrer Bilanz Rückstellungen bilden, reduziert dies Ihre Steuerlast. Es entstehen aber auch weitere, negative Effekte: So sinkt Ihre Eigenkapitalquote, die Fremdkapitalquote erhöht sich. In Kombination mit einem geringeren Gewinn verschlechtert sich Ihre Bonität. Das kann bei Fremdfinanzierungen zu höheren Zinssätzen führen, auch die Ablehnung von Kreditanträgen kann daraus folgen. Spielräume für die Bildung von GmbH-Rückstellungen sollten Sie deshalb mit Bedacht nutzen.

Bedenken Sie auch die möglichen steuerlichen Auswirkungen in den Folgejahren. Bei zu hoch angesetzten Rückstellungen erhöht sich Ihr Jahresgewinn, wenn Sie diese auflösen. Bei zu geringen Rückstellungen für die GmbH steigen Ihre Betriebsausgaben.

Rückstellungen bilden: Fragen Sie Ihre Steuerberatung!

Rückstellungen gelten als ein wichtiges bilanzpolitisches Instrument: Die Ermessensspielräume sind beträchtlich. Daraus resultiert die Frage: Wie setzen Sie dieses Instrument optimal ein? Lassen Sie sich von einer etablierten Steuerberatung unterstützen!

Was sind Rückstellungen GmbH?

Bei Rückstellungen handelt es sich um Verbindlichkeiten, die mit ausreichend großer Wahrscheinlichkeit in kommenden Bilanzjahren eintreten. Es besteht aber keine Sicherheit, ob oder in welcher Höhe tatsächlich eine Forderung entsteht. Mit Rückstellungen für die GmbH sorgen Sie vor, bilanzrechtlich gelten sie als Fremdkapital. Zugleich reduziert sich dadurch der Jahresgewinn - die Steuerforderungen minimieren sich.

Für was kann man Rückstellungen bilden?

Die Bildung von Rückstellungen ist für vielfältige Sachverhalte möglich. Ein klassisches Beispiel sind Rückstellungen für spätere Pensionszahlungen aus dem GmbH-Budget. Auch im Rahmen von Garantieverpflichtungen sind Rückstellungen verbreitet, häufig als Pauschalrückstellungen. Darüber hinaus existieren weitere Rückstellungsmöglichkeiten, zum Beispiel für künftige Steuerforderungen und Prozesskosten.

Wie hoch darf eine Rückstellung sein?

Die Höhe möglicher Verbindlichkeiten ist ungewiss, entsprechend basieren Rückstellungen auf Prognosen. Diese Schätzwerte sollten nachvollziehbar sind. Je nach Art der Rückstellung existieren hierfür unterschiedliche Möglichkeiten. Ihre GmbH kann zum Beispiel Erfahrungswerte oder branchenweit gültige Kennzahlen heranziehen. In anderen Fällen steht die Höhe fest: Es ist aber unsicher, ob die Forderung eintritt.

Wann sind Rückstellungen zulässig?

Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass für die zugrunde liegende Verbindlichkeit eine ausreichend große Wahrscheinlichkeit besteht. Zudem muss die mögliche Forderung im aktuellen Steuerjahr gründen. Wenn ein Handwerker zum Beispiel in diesem Jahr Arbeiten durchführt, darf er Rückstellungen für Garantieverpflichtungen im nächsten Jahr bilden. Wichtig ist auch, dass kein explizites Passivierungsverbot gilt.