Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Das müssen Sie wissen!

In diesem Artikel erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Unternehmen auf das Ausweisen der Umsatzsteuer verzichten können. Zudem setzen wir uns mit der Frage auseinander, wie Sie Ihre Rechnungen dennoch gesetzeskonform gestalten. Das bloße Weglassen der Umsatzsteuer ist zu wenig - Sie müssen explizit auf den Grund und die Rechtsgrundlage hinweisen!

Im geschäftlichen Alltag schreiben Sie nicht nur Rechnungen, sie erhalten auch viele Rechnungsdokumente. Rechnungen ohne Mehrwertsteuer verdienen Ihre besondere Aufmerksamkeit, prüfen Sie die Rechtmäßigkeit. Mit diesem Thema befassen wir uns ebenfalls.

Die bekannteste Ausnahme von der Umsatzsteuerpflicht ist die Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie im aktuellen Jahr einen Umsatz von höchstens 22.000 Euro oder im Folgejahr von voraussichtlich höchstens 50.000 Euro erzielen, können Sie von dieser Regelung Gebrauch machen. In der Folge berechnen Sie für ihre Waren und Dienstleistungen keine Umsatzsteuer, im Umkehrschluss dürfen Sie auch keine Vorsteuer abziehen.

Für diese Rechnungen von Kleinunternehmern gilt: Der Netto- und Brutto-Betrag sind identisch. Die Umsatzsteuer müssen und dürfen Sie nicht in Rechnung stellen.

Darüber hinaus können Sie bei diversen Geschäftstätigkeiten innerhalb der EU Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen. Das gilt zum Beispiel für die Lieferung von Waren, wenn der Abnehmer in einem anderen EU-Staat eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer vorweisen kann.

Bei Dienstleistungen im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU müssen Sie ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen: Es gilt das Prinzip der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, der Empfänger muss die Leistungen in seinem Land versteuern.

Das Umsatzsteuergesetz sieht zudem Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht für bestimmte Dienstleistungen vor.

Das betrifft unter anderem folgende Bereiche, Details finden sich in § 4 UStG:

• Bildung
• Kultur
• Medizin und Pflege
• Vermietung

Als freiberuflich arbeitender Lehrer stellen Sie Ihre Rechnungen an Volkshochschulen und Co. zum Beispiel ohne Umsatzsteuer aus.

Für Kleinunternehmer sieht der Staat eine bürokratische Erleichterung vor: Erfüllen Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender die Voraussetzungen, können Sie Waren und Dienstleistungen ohne Umsatzsteuer anbieten. Entsprechend müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Wichtig: Gelten Sie als Kleinunternehmer, dürfen Sie auch keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen!

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, binden Sie sich an diese Option, bis Sie die relevanten Umsatzgrenzen (Jahresumsatz von 22.000 Euro im aktuellen Jahr und 50.000 Euro im Folgejahr) überschreiten. Zudem können Sie freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, in diesem Fall müssen Sie künftig die Umsatzsteuer ausweisen.

Als Kleinunternehmer sollten Sie auf Ihren Rechnungen explizit auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen.

Hierfür genügt ein kurzer Satz. Beispiele sind:

• "Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer."
• "Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG."

Sie können auch alternative Formulierungen verwenden. Relevant ist der Verweis auf § 19 des Umsatzsteuergesetzes.

In einigen Berufen sehen sich Selbstständige mit einer Mischung aus umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Leistungen konfrontiert. Das trifft zum Beispiel auf Ärzte zu. Auf medizinische Leistungen fällt keine Umsatzsteuer an.

Dienen Behandlungen dagegen ästhetischen Zwecken oder dem allgemeinen Wohlbefinden, müssen sie Umsatzsteuer berechnen. Das sollten Ärzte und andere Selbstständige auf ihren Rechnungen verdeutlichen.

Bestenfalls fügen Sie als Betroffener einen rechtlichen Hinweis auf den jeweiligen Ausnahmetatbestand im Umsatzsteuergesetz hin. Die Ausnahmen listet der Gesetzgeber im umfangreichen Paragrafen 21 UStG auf.

Bei sämtlichen Rechnungen empfiehlt es sich, auf eine Rechnungsvorlage zurückzugreifen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und minimiert das Risiko, dass Sie wichtige Angaben vergessen. Alternativ eignet sich eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die Rechnungen weitgehend automatisiert erstellt.

Die Vorlage sollte alle wichtigen Pflichtangaben eines Rechnungsdokuments enthalten. Dazu zählen die Adresse des Leistungserbringers und die Steuernummer. Wenn Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausweisen, fügen Sie den entsprechenden Hinweis auf Ihrer Vorlage ein. Verweisen Sie zum Beispiel auf die Kleinunternehmerregelung.

Die variablen Angaben wie Leistungsbeschreibungen, Menge und Preis passen Sie an den jeweiligen Rechnungsgegenstand an. Listen Sie bei gemischten Rechnungen mit umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Leistungen die einzelnen Posten übersichtlich auf, sodass jeder die Rechnung nachvollziehen kann. Nennen Sie die Rechtsgrundlage der Steuerbefreiung. Bei Umsätzen mit EU-Partnern sollten Sie ebenfalls ausdrücklich auf den Tatbestand der Steuerbefreiung hinweisen.

Ihre Steuerberatung in Berlin gibt Ihnen im Hinblick auf die Umsatzsteuer viele wertvolle Tipps. Wir zeigen Ihnen zum Beispiel auf, wie Sie die komplexen Regelungen beim EU-weiten Mehrwertsteuerrecht einhalten. Zudem wägen wir gemeinsam mit Ihnen ab, ob sich für Sie die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung lohnt.

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