Die Bilanz braucht Perimeter, um vergleichbar zu früheren Bilanzen zu sein, also eine identische Zeitdauer, zu der Wertbewegungen verzeichnet werden, und ein Enddatum der Fälligkeit – der Stichtag. Zu jedem Geschäftsjahr gehört eine eigene Bilanz, ein Jahresabschluss ist erst komplett mit einer Bilanz dazu.
Sie wird auch Schlussbilanz genannt, in Abgrenzung zu einer Eröffnungsbilanz, die ein neues Geschäftsjahr einleiten soll. Wenn diese identisch ist mit der vorausgegangenen Schlussbilanz des Vorjahres, sehen wir eine Bilanzkontinuität. Sie wird für die Transparenz eines Unternehmens angestrebt.
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Mehr als nur Gewinn- und Verlustrechnung
Innerhalb der Bilanz ist die Gewinn- und Verlustrechnung zwar ein Kernelement, aber es gibt noch mehr Posten, die in der Bilanz Aufnahme finden können. Für einen Freiberufler und Selbstständigen, dessen GuV überschaubar bleibt, mag das nicht gelten, aber wir möchten hier alle Größen von Bilanzen bis hin zu denen von Konzernen vorstellen.
Bilanzen sind keine geheimen Dokumente, sondern im Gegenteil für die Öffentlichkeit, oder doch wenigstens den Fiskus bestimmt, der für die Besteuerung des Unternehmens einen Einblick in dessen finanzielle Transaktionen und Status zu erhalten verlangt. Darum sprechen wir hier vom ‚Bilanz veröffentlichen‘.
Was in die Bilanz gehört
Ein Buchhalter spricht von Aktiva und Passiva. Zu Aktiva gehören Anlagevermögen (Immaterielles Vermögen, Sachanlagen, Finanzanlagen), Umlaufvermögen (Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, Kassenbestand, Bankkonteninhalte), aktiv latente Steuern. Zu Passiva gehören das Eigenkapital (als gezeichnetes Kapital, als Rücklage, als Gewinnrücklage, als Vortrag der Gewinn- und Verlustrechnung, als Jahresüberschuss), Rückstellungen, Verbindlichkeiten und passiv latente Steuern.
Rechnungsabgrenzungsposten können sowohl Aktiva oder Passiva sein. Die Höhe beider Seiten dieser doppelten Buchführung sollten im Ergebnis gleich sein. Das Vermögen an Aktiva entspricht also dem Kapital der Passiva.
Die Regeln stehen im HGB
Vorgegeben sind diese Strukturen durch die Vorschriften von § 266 des Handelsgesetzbuches. Ihr Buchhalter sollte sie gut kennen; haben Sie keinen, könnten Sie aber auch diese Dinge auslagern und Ihre finanziellen Dinge entsprechend ordnen lassen durch die Guhr Steuerberatung. Da bei Bilanzen ohnehin Fristen zu beachten sind, die einer Steuerberatung gut bekannt sind, wäre die Delegation der Problematik an die Guhr Steuerberatung doppelt anzuraten.
Die Größe macht den Unterschied
Eine Bilanz zu veröffentlichen, ist für Unternehmen einer bestimmten Größe verpflichtend. Das ist ebenfalls im HGB geregelt. Eine Eintragung ins Handelsregister zieht schon die Verpflichtung zur Abgabe einer wiederkehrenden Jahresbilanz nach sich, aber sonst ist die Höhe des Umsatzes und Gewinns ein Kriterium dafür, wer eine Bilanz vorzuzeigen hat und wer nicht. Wer sich nach §19 Umsatzsteuergesetz als Kleinunternehmer besteuern lässt, für den sollte die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genügen.
Also eine simplifizierte Form der Bilanz, die damit auskommt, dass Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden und ein Überschuss (als Gewinn) ausgewiesen wird. Ganz ohne Unterscheidung in Aktiva und Passiva.
Hürden in Gewinn und Umsatz
Sollten Sie weniger als 17.500 Euro im Jahr an Gewinn vorzuweisen haben, brauchen Sie nicht einmal die EÜR zwingend vorzulegen, es kann aber sein, dass das Finanzamt eine sehen möchte, um sich über Ihren Status im Klaren zu sein. Als Kleinunternehmer mit Umsatz unterhalb 22.000 Euro brauchen Sie keine Umsatzsteuer abzuführen und Ihre Rechnungen brauchen keine Umsatzsteuer auszuweisen.
Steigt aber die Umsatzerwartung für das Folgejahr auf über 50.000 Euro, muss man sich bereits von der Kleinunternehmerregelung verabschieden. Bei Fragen dazu wird Ihnen Guhr Steuerberatung beratend zur Seite stehen können. Sie sehen, die Einteilung in die richtige Unternehmensform hat ihre Auswirkungen auf die Bilanzierung.
Wo wird eine Jahresbilanz veröffentlicht und wer kann sie einsehen?
Eine Bilanz kann im Bundesanzeiger als elektronisches Bekanntmachungsorgan der Bundesbehörden veröffentlicht werden. Der Bundesanzeiger leitet sie dann weiter an das Unternehmensregister, wo sie für jeden zugänglich veröffentlicht werden. Damit ist der Offenlegungspflicht bereits Genüge getan. Im Unternehmensregister werden andere Unternehmen, aber auch Kunden, Investoren nachschauen und sich Anregungen holen für Entscheidungen, die mit diesem Unternehmen in Verbindung stehen.
Eine saubere Bilanz ist also sehr wichtig für das Erscheinungsbild wie für Auswirkungen in der Zukunft, wie der Verfügbarkeit von Krediten oder dem Zustandekommen einer Kooperation. Sie trägt maßgeblich zur Transparenz bei und ist Teil der Bekämpfung von Korruption. Es kann zwar immer noch Posten in der Bilanz geben, die gefälscht sind, aber das ist Sache der Wirtschaftsprüfung, diese zu finden. Ohne öffentlich zugängliche Bilanzen wäre die Bekämpfung ungleich schwerer.
Wie viel Zeit haben Sie?
Die Frist für eine Einreichung beim Bundesanzeiger ist ein Jahr nach dem Stichtag, für den die Jahresbilanz erstellt wurde. Handelt es sich um eine börsennotierte Kapitalgesellschaft, ist die Frist sogar kürzer und liegt bei höchstens vier Monaten seit Stichtag. Sollte es zu Versäumnissen kommen, sind Ordnungsgeldforderungen mit der Aufforderung zur Abgabe des Jahresabschlusses möglich, ab etwa 2.500 Euro. Sind die Unterlagen zur Bilanzveröffentlichung unvollständig, gewährt der Bundesanzeiger keine Fristverlängerung.
Wer muss im Bundesanzeiger seine Jahresbilanz publizieren?
Für Kapitalgesellschaften, wie sie nach § 325 Handelsgesetzbuch definiert sind, führt kein Weg an der Einreichung der Jahresbilanz vorbei. Eine Personenhandelsgesellschaft, die keinen persönlich haftenden Gesellschafter kennt, würde das gleichfalls tun müssen.
Was die Größe an Unternehmen angeht, ab da die Pflicht besteht, kennt § 1 Publikationsgesetz eine Pflicht bei Zutreffen zweier von dreien Kriterien, innerhalb eines Zeitraums von drei Geschäftsjahren hintereinander: Die Bilanzsumme übersteigt 65 Millionen Euro, der Umsatzerlös übersteigt 130 Millionen Euro, und/oder das Unternehmen beschäftigt im Mittel mehr als 5000 Mitarbeiter im Jahr.
Das bedeutet, dass selbst Personengesellschaften oder Kaufleute mit Erreichen einer bestimmten Größe verpflichtet sind, ihre Bilanz öffentlich zu machen. Alle diese Einreichungen sind für jedermann öffentlich einsehbar, mit Ausnahme der Bilanzen von Kleinstunternehmen, die ihre Bilanz hinterlegen, und zwar eine verkürzte Bilanz. Ihre Bilanz liegt unter 350.000 Euro, die Umsatzerlöse sind kleiner als 700.000 Euro und im Jahr werden durchschnittlich höchstens zehn Angestellte beschäftigt. Verpflichtet sind sie dazu nicht, anders als kleine Unternehmen, die noch unter 6 Millionen Euro liegen und weniger als 12 Millionen Euro Umsatz hatten, höchstens 50 Angestellte im Jahr beschäftigten.
Von diesen wird eine verkürzte Bilanz und ein verkürzter Anhang erwartet. Mittelgroße Unternehmen werden der Offenlegungspflicht voll unterworfen, mit einer verkürzten Bilanz inklusive GuV, einem Anhang und einem Lagebericht. Weitere Berichte können je nach Rechtsform hinzukommen. Ihre Bilanzsumme bleibt noch unter 20 Millionen Euro und ihr Umsatz unter 40 Millionen Euro, während sie im Schnitt 250 Angestellte während des Jahres beschäftigten.
Wenn es unklar ist, wo Ihr Unternehmen einzuordnen wäre
Wenn Ihnen unklar bleiben sollte, zu welcher Kategorie Sie gehören, wird eine Beratung mit Guhr Steuerberatung Aufschluss geben können. Über die Webseite kann ein solches kostenloses Beratungsgespräch abgerufen werden. Praktisch ist, dass es keine Rolle spielt, ob das Unternehmen selbst oder sein Steuerberater die Bilanz-Unterlagen beim Bundesanzeiger elektronisch übermittelt, Sie können den Vorgang also komplett delegieren.
Man muss aber wissen, dass ein Steuerberatungsbüro dafür einen gesonderten Auftrag braucht, weil der Beratungsauftrag das nicht abdeckt. Während größere Unternehmen mit den üblichen Dateiformaten für eine Einreichung beim Bundesanzeiger arbeiten, reicht es für Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen, dort ein Webformular auszufüllen, das der Bundesanzeiger ihnen anbietet.
Ausnahmen, die immer Bilanzen einreichen müssen
Abrufbar sind dann alle öffentlichen Daten über die Plattform www.unternehmensregister.de, nicht nur über das zurückliegende Jahr, sondern mehrere Jahre. Ist die Bilanz nur hinterlegt, statt jedermann öffentlich gemacht, wie sie Kleinstkapitalgesellschaften ermöglicht wird, kann die Bilanz nur auf Antrag von Dritten eingesehen werden und kostet eine Gebühr. Übrigens gibt es Arten von Firmen, die immer veröffentlichen müssen, egal wie groß ihr Umsatz und ihr Personalstand sind: Kreditinstitute, Pensionsfonds, Versicherungen, Investment- und Beteiligungsgesellschaften, Genossenschaften. Seit August 2022 wird von der Plattform des Bundesanzeigers auch eine Pflicht zur elektronischen Identitätsprüfung durchgesetzt, sie sollte aber nur einmal erfolgen, wonach man für künftige Vorgänge als autorisiert gilt.
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Zusammenfassend einige FAQ zur Veröffentlichung von Bilanzen
Diese und weitere Fragen können Sie auch über das Kontaktformular auf der Webseite von Guhr Steuerberatung in Form einer ersten kostenlosen Beratung beantworten lassen.
