Lohnbuchhaltung einfach erklärt: Definition und Aufgaben

Sie gründen einen Betrieb und wollen Mitarbeiter einstellen? Dann kommt die Herausforderung der Lohnbuchhaltung auf Sie zu! Dieser Begriff umfasst sämtliche bürokratische Aufgaben, die im Zusammenhang mit Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen und Lohnsteuer anfallen. Viele Unternehmen lagern diese Herausforderung an Steuerberater aus, um sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Lohnbuchhaltung outsourcen? Dafür sprechen triftige Gründe. Bei der Lohnbuchführung handelt es sich um eine komplexe und aufwendige Tätigkeit, die vor allem Start-ups und kleine Unternehmen übermäßig belastet. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung externen Experten übertragen wollen, wenden Sie sich an die Guhr Steuerberatung!

Informieren Sie sich in den folgenden Abschnitten über die Grundlagen der Lohnbuchführung. Dieser Überblick zeigt Ihnen auf, wie umfangreich dieses Aufgabengebiet ist.

Viele denken bei der Lohnbuchführung vornehmlich an Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Diese Dokumente übermitteln Arbeitgeber ihren Beschäftigten, die damit transparent die Brutto- und Nettolöhne nachvollziehen können. Das Erstellen dieser Abrechnungen setzt aber zahlreiche vorbereitende Tätigkeiten voraus. Dazu gehören:

- Pflege der Personalstammdaten

- Führen von Lohnkonten

- Beachtung vertraglich vereinbarter Leistungen wie Urlaubsgeld

- Berücksichtigung lohnrelevanter Tatsachen wie Elternzeit, Krankengeldbezug, Kurzarbeit

Weitere Aufgaben wie die Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten kommen hinzu.

Hierbei handelt es sich um grundlegende Informationen wie den Namen, die Adresse und die Bankverbindung. Auch Daten wie Steueridentifikationsnummer und die Sozialversicherungsnummer sind unverzichtbar. Darüber hinaus setzt eine korrekte Lohnabrechnung Angaben zur Steuerklasse, zur Anzahl der Kinderfreibeträge und zu weiteren Lohnsteuerabzugsmerkmalen voraus. Diese Daten erhalten Sie aus der ELStAM-Datenbank, auf die Sie mit der Steueridentifikationsnummer und dem Geburtsdatum zugreifen können.

Es liegt auf der Hand, dass diese Informationen aktuell sein müssen. Verantwortliche in der Personalabteilung stellen das sicher und erinnern in geeigneter Weise daran, dass Beschäftigte Änderungen sofort melden.

Viele Unternehmen nutzen für die effektive Stammdatenpflege umfangreiche Personalverwaltungssoftware oder übertragen diese Aufgabe einer Steuerberatung.

Der Gesetzgeber verpflichtet Arbeitgeber, diverse Meldungen durchzuführen. Das betrifft insbesondere:

- regelmäßige Anmeldung der Lohnsteuer

- Meldungen an die Sozialversicherungsträger (DEÜV-Meldungen)

Bei den Meldungen an die Sozialversicherungen gibt es vielfältige Meldegründe. Neben der An- und Abmeldung müssen Sie unter anderem eine Jahresmeldung und eine Entgeltmeldung bei Einmalzahlungen elektronisch übermitteln. Auch die Unterbrechungsmeldung spielt eine wichtige Rolle. Diese erfolgt zum Beispiel beim Bezug von Krankengeld oder Elterngeld, sofern Beschäftigte mindestens einen vollen Kalendermonat lang kein Arbeitsentgelt erhalten.

Zu den zentralen Herausforderungen gehört, den Beschäftigten detaillierte und korrekte Lohnabrechnungen auszuhändigen. Diese Dokumente zeigen transparent auf, aus welchen Bestandteilen sich das Brutto-Gehalt zusammensetzt und welche Abzüge erfolgen. Lohnbuchhalter berücksichtigen zum Beispiel vielfältige geldwerte Vorteile, die sich aus der kostenlosen oder vergünstigten Überlassung von Sachwerten und Dienstleistungen ergeben. Weitere Punkte sind unter anderem vermögenswirksame Leistungen und die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Bei vielen Beschäftigten fallen zudem Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit sowie zusätzliche Entgelte für Überstunden an.

Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen sind komplex, die korrekte Abrechnung erfordert ein umfangreiches Know-how. Beauftragen Sie damit die Profis der Guhr Steuerberatung!

Lohnabrechnungen beschränken sich auf die für Angestellte interessanten Aspekte. Arbeitgeber benötigen dagegen ein umfassenderes Bild, um ihre Kosten zu überblicken. So führen Unternehmen Arbeitgeberbeiträge an die Sozialversicherungen und Beiträge für die Berufsgenossenschaft ab. Auch krankheitsbedingte Fehltage und andere Fehlzeiten können das gesamte Budget belasten, wenn andere Beschäftigte dafür Überstunden leisten oder zusätzliche Arbeitnehmer Lohnkosten verursachen. Kompetente Lohnbuchhalter schlagen in diesen Fällen die kostengünstigste Lösung vor: Insbesondere Steuerberatungen bieten einen Mix aus Lohnbuchhaltung und betriebswirtschaftlicher Beratung!

Verantwortliche kümmern sich in der Lohnbuchhaltung um zahlreiche weitere Herausforderungen. Sie bereiten zum Beispiel die Gehaltsüberweisungen und die Finanzbuchführung vor. Insbesondere in kleinen Unternehmen und bei externen Dienstleistern übernehmen vielfach dieselben Personen die Lohn- und Finanzbuchhaltung, sodass die Grenzen fließend sind. Lohnbuchhalter bearbeiten auch Lohnpfändungen - ein sensibles Thema. Zudem unterstützen sie bei Betriebsprüfungen.

Die Lohnbuchhaltung selbst übernehmen oder outsourcen? Diese Frage stellen sich viele Gründer sowie Inhaber von kleineren und mittleren Unternehmen. Es spricht viel für die Auslagerung - die Guhr Steuerberatung ist Ihr bewährter Ansprechpartner!

Bei Betrieben mit wenigen Mitarbeitern trifft dies in besonderem Maße zu. Diese Unternehmen verfügen weder über die Ressourcen noch über den Bedarf, einen Lohnbuchhalter einzustellen. Der Chef oder ein Mitarbeiter erledigt diese Aufgabe neben seiner eigentlichen Arbeit. Währenddessen geht wertvolle Zeit für das Kerngeschäft verloren. Ein weiteres Problem: Meist mangelt es an der erforderlichen Expertise, Fehler und finanziell falsche Entscheidungen sind die Folge. Mit einer Steuerberatung meiden Sie diese Ärgernisse!

Viele Firmen mit mehreren Beschäftigten entscheiden sich ebenfalls bewusst für das Outsourcing. Sie verfügen zwar über die finanziellen Mittel und den Bedarf, aber die Nachteile eines angestellten Lohnbuchhalters überwiegen. Erwähnung verdienen die Kostenrisiken. Fehlt der Buchhalter aufgrund von Krankheit, bleibt die Arbeit liegen. Den Lohn müssen Arbeitgeber dennoch überweisen. Zusätzlich erhöht eine eigene Buchhaltungsabteilung die Komplexität der internen Organisation. Externe Dienstleister für die Lohnbuchhaltung sind die willkommene Alternative!

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung an eine Steuerberatung outsourcen, profitieren Sie von einem weiteren Vorteil: Die Experten beraten Sie umfassend. Mittlerweile gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Beschäftigte kostenoptimiert zu vergüten. Lohnbestandteile wie Sachbezüge und Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung begünstigt der Gesetzgeber.

Diese finanziellen Vorzüge beziehen sich je nach Sachverhalt auf die Sozialversicherungsbeiträge oder die Lohnsteuer. In weiteren Bereichen besteht ebenfalls Beratungsbedarf und Optimierungspotenzial. Das gilt zum Beispiel für die Art der Beschäftigungsverhältnisse, Arbeitszeitkonten sowie die Leiharbeit. Die Guhr Steuerberatung gibt Ihnen viele wertvolle Tipps!

Eine fachlich fundierte Unterstützung erweist sich auch bei Betriebsprüfungen als hilfreich. Diese erfolgen entweder durch das Finanzamt oder einen Sozialversicherungsträger. Die Guhr Steuerberatung klärt mögliche Probleme direkt mit den Kontrolleuren und begutachtet die Prüfergebnisse.

Die Lohnbuchführung ist eine anspruchsvolle und umfangreiche Aufgabe, häufige Gesetzesänderungen erschweren diese zusätzlich. Wenn Sie diese Tätigkeit der Guhr Steuerberatung übertragen, gewinnen Sie zeitliche Ressourcen und profitieren zugleich von einer umfassenden Expertise.

Was macht man bei der Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchführung umfasst alle Verwaltungsaufgaben im Bereich der Entgelte. Lohnbuchhalter melden Beschäftigte zum Beispiel bei den Sozialversicherungen an und kümmern sich um die Lohnsteuer. Sie pflegen zudem die Stammdaten der Mitarbeiter und erstellen Lohnabrechnungen. Hierbei beachten sie konsequent die gesetzlichen Vorgaben, das betrifft unter anderem die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Einordnung.

Wer darf Lohnbuchhaltung machen?

Hierfür gibt es keine gesetzlichen Voraussetzungen, es existiert auch keine spezifische Berufsausbildung. Grundsätzlich darf jeder diese Aufgabe übernehmen. Ein entsprechendes Fachwissen empfiehlt sich aber dringend, da es sich um eine komplexe Herausforderung handelt. Fehler können teure Konsequenzen nach sich ziehen, zum Beispiel Nachzahlungen und Bußgelder. Viele Lohnbuchhalter weisen einen betriebswirtschaftlichen Studienabschluss oder eine kaufmännische Ausbildung sowie eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter auf. Zahlreiche Firmen lagern die Lohnbuchhaltung auch aus.

Wie schwer ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchführung erfordert Erfahrung und Expertise. Das liegt insbesondere an den facettenreichen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen, die sich zusätzlich häufig ändern. Darüber hinaus schließt die Lohnbuchhaltung vielfältige Aufgabenbereiche wie das Führen von Lohnkonten, das Erstellen von Lohnabrechnungen und die Umsetzung von Lohnpfändungen ein. Daraus folgt die Empfehlung: Unternehmen sollten entweder kompetente Lohnbuchhalter einstellen oder die Lohnbuchhaltung an externe Profis wie die Guhr Steuerberatung auslagern.