Ab dem 01. Januar 2025 gilt bundesweit die E-Rechnungspflicht: Dies hat der Bundestag im Rahmen des Wachstumschancengesetzes 2023 beschlossen. Künftig müssen Unternehmen anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, diese Pflicht bezieht sich ausschließlich auf B2B-Geschäfte.

Wie soll ich diese E-Rechnungspflicht so schnell umsetzen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmer, wenn sie das erste Mal mit dieser Thematik konfrontiert sind. Es besteht kein Anlass zur Panik: Der Gesetzgeber sieht großzügige Übergangsregelungen vor. Ab dem Jahreswechsel 2024/2025 ist nur der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend, diese Voraussetzungen erfüllen Sie aber problemlos.

Dennoch lohnt es sich, dass Sie sich frühzeitig mit der E-Rechnung und der Umsetzung befassen. Diese strukturierten Rechnungsformate lassen sich weiterverarbeiten, sie reduzieren den Aufwand im Rechnungswesen und in der Buchhaltung.

Was ist die E-Rechnung?

Der Begriff E-Rechnung ist weit verbreitet: Viele verwenden ihn für alle elektronischen Rechnungen wie E-Mails und PDF-Dokumente. Diese Formate meint der Gesetzgeber aber nicht, mit E-Rechnung bezeichnet er ein strukturiertes, XML-basiertes Datenformat. In Deutschland gilt zum Beispiel das Format XRechnung als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht.

Konkret bedeutet E-Rechnung:

– Das XML-Format enthält strukturiert alle relevanten Daten.

– Diese Daten lassen sich auslesen und weiterverarbeiten.

– Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931.

Alle anderen Rechnungen bezeichnet der Gesetzgeber als sonstige Rechnungen. Dazu zählen Papierrechnungen, Bilddateien (eingescannte Rechnungen) und PDF-Dokumente.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zum Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen betrifft sämtliche Unternehmen, sofern sie Umsätze mit anderen Betrieben erwirtschaften. Zudem bezieht sich die Pflicht ausschließlich auf inländische Firmen.

Bei einer genauen Betrachtung reduziert sich die Pflicht zur E-Rechnung beträchtlich, weil es mehrere relevante Ausnahmen gibt:

– Rechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Unternehmen können weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.

– Die E-Rechnung ist auch für Kleinunternehmer keine Pflicht. Sie bleiben beim Erstellen von Rechnungen flexibel, müssen allerdings E-Rechnungen empfangen können.

– Für sämtliche Kleinbeträge bis zu einem Bruttowert von 250 Euro müssen Unternehmen keine E-Rechnung erstellen.

– Für diverse umsatzsteuerfreie Leistungen existieren ebenfalls Ausnahmeregelungen.

Sie wollen sichergehen, ob Sie eine E-Rechnung anfertigen müssen? Fragen Sie die erfahrenen Steuerexperten der Guhr Steuerberatung!

E-Rechnung ab 2025: Das müssen Sie beachten

Die E-Rechnungspflicht tritt am 01. Januar 2025 in Kraft, praktisch ändert sich zu diesem Zeitpunkt aber wenig. Das liegt an großzügigen Übergangsregelungen, mit denen der Gesetzgeber Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung gibt. Verpflichtend ist ab 2025 nur der Empfang von Rechnungen in einem entsprechenden Format.

Großzügige Übergangsregelungen

Im Zeitraum vom 01. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller frei entscheiden, welches Format sie nutzen. Sie können auf E-Rechnungen umstellen oder weiterhin sonstige Rechnungen versenden, zum Beispiel eine Papierrechnung oder eine Rechnung als PDF.

Kluge Unternehmer wechseln aber möglichst schnell zur E-Rechnung. Damit vermeiden Sie späteren Zeitdruck, wenn der Jahreswechsel 2026/2027 näher rückt. Zudem bieten E-Rechnungen vielfältige Vorteile wie die Möglichkeit, Daten vollständig zu extrahieren und weiterzuverarbeiten.

Empfang ab 1. Januar 2025 verpflichtend

Ab dem Jahresbeginn 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bedenken Sie, dass ab diesem Zeitpunkt jedes andere Unternehmen freiwillig eine E-Rechnung erstellen kann. Bisher benötigen Firmen für den Versand die Zustimmung des Empfängers, diese Zustimmungspflicht entfällt. Das heißt: Sie können sich ab dem 01. Januar mit E-Rechnungen konfrontiert sehen.

Die gute Nachricht lautet: Für die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht genügt ein E-Mail-Postfach. Es reicht, wenn der Rechnungsaussteller Ihnen das Rechnungsformat per E-Mail zukommen lassen kann.

Stellen Sie aber sicher, dass Sie die entsprechenden E-Rechnungen lesen und weiterverarbeiten können. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihre Guhr Steuerberatung!

E-Rechnung in der Praxis: So setzen Sie die Vorgaben um

Wählen Sie im ersten Schritt ein Rechnungsformat, das die gesetzlichen Kriterien der E-Rechnung erfüllt. In Deutschland haben sich insbesondere diese beiden Formate etabliert:

– XRechnung

– ZUGFeRD ab Version 2.0.1

Darüber hinaus können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger weitere Formate nutzen, sofern sie dies vereinbaren und das Format den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

Das Erstellen und Verarbeiten dieser Rechnungsformate stellen Sie mit unterschiedlichen Maßnahmen sicher. Sie nutzen eine Rechnungssoftware? Vor allem kostenpflichtige Angebote enthalten entsprechende Erweiterungen. Alternativ können Sie diverse Add-ons, Apps oder Online-Generatoren einsetzen.

Übermittlungswege der E-Rechnung

Bei der Übermittlung der E-Rechnungen profitieren Sie von Flexibilität. Sie können die E-Rechnung zum Beispiel per E-Mail übersenden oder in einem Kundenportal als Download zur Verfügung stellen. Auch elektronische Schnittstellen unterschiedlicher Art eignen sich für die Übermittlung. Der Gesetzgeber akzeptiert zudem die Übergabe auf Datenträgern wie einem USB-Stick.

Sie haben weitere Fragen zur E-Rechnung? Oder möchten Sie die damit einhergehenden Herausforderungen in der Buchhaltung auslagern? Kontaktieren Sie Ihre Guhr Steuerberatung!

Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?

E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers bedeutet, dass die Rechnung strukturierte Daten in einem XML-basierten Format enthält. Das unterscheidet die E-Rechnung von Papierrechnungen und elektronischen Formaten wie einem PDF-Rechnungsdokument. Unternehmen müssen Rechnungen künftig in einem akzeptierten Format wie dem Format XRechnung ausstellen, Empfänger müssen dieses Format lesen und verarbeiten können. Die Änderung bezieht sich nur auf die Rechnungsform, die verpflichtenden Inhalte der Rechnungen bleiben identisch.

Wer muss ab 2025 eine E-Rechnung erstellen?

Ab 2025 besteht nur eine Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Für Rechnungsaussteller gibt es Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht für B2B-Geschäfte, sofern keine Ausnahme besteht. Ausnahmen für die E-Rechnung gibt es zum Beispiel für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und diverse umsatzsteuerfreie Umsätze. Für Rechnungen an Endverbraucher existiert keine E-Rechnungspflicht.

Wird die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht für inländische Unternehmen ist beschlossen. Ab 2025 gilt die Pflicht zum Empfang. Rechnungsaussteller dürfen bis Ende 2026 frei entscheiden, ob sie eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung versenden. Spätestens ab 2027 ist die E-Rechnung für einen Großteil der B2B-Geschäfte Pflicht, sofern der Brutto-Rechnungsbetrag bei mehr als 250 Euro liegt. Eine Ausnahme bei der E-Rechnung gibt es für Kleinunternehmer.

Welches Programm für E-Rechnungen?

Hochwertige Softwareprogramme für das Rechnungswesen enthalten die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, auszulesen und weiterzuverarbeiten. In diesem Fall ist Ihr Aufwand minimal. Mit wenigen Klicks konvertieren Sie Ihre Rechnungsdaten zum Beispiel in das Format XRechnung. Sie wollen sich in naher Zukunft eine Rechnungssoftware anschaffen? Prüfen Sie die Funktionen für die E-Rechnung! Es gibt weitere Optionen wie Add-ons oder Online-Generatoren.