Vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend machen

vorweggenommene betriebsausgaben
Die meisten Gründer geben bereits vor der Betriebseröffnung Geld aus: Sie bereiten mit diversen Maßnahmen ihre künftige Selbstständigkeit vor. Sie lassen sich zum Beispiel professionell beraten, schließen erste Verträge ab und schaffen Büromaterialien, Möbel und Geräte an. Der Gesetzgeber betrachtet diese Kostenpunkte als vorweggenommene Betriebsausgaben, welche die Einkommensteuer reduzieren.
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Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben vor der Betriebseröffnung müssen in einem unmittelbaren und klar erkennbaren Zusammenhang mit der angestrebten Geschäftstätigkeit stehen. Diese Ausgaben dienen dazu, ab der Eröffnung Einkünfte zu erwirtschaften.

 

Der Clou ist, dass Sie diese Ausgaben unabhängig von der Anmeldung Ihrer Selbstständigkeit von der Steuer absetzen können. So müssen Freiberufler den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung noch nicht an das Finanzamt gesandt haben. Der steuerreduzierende Effekt tritt sogar ein, wenn die Betriebseröffnung erst im nächsten Jahr erfolgt.

 

Ein Beispiel soll das verdeutlichen:

 

Ein Freiberufler beginnt im Jahr 2022 mit seiner Geschäftstätigkeit und hat im Vorjahr bereits Betriebsausgaben getätigt. Eine selbstständige Tätigkeit bestand 2021 noch nicht. Er kann dennoch die Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) und die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) abgeben.

 

Die vorweggenommenen Betriebsausgaben ergeben dann mangels Betriebseinnahmen einen Verlust, den das Finanzamt feststellt. Wenn Gründer in diesem Jahr andere Einkünfte wie einen Arbeitslohn beziehen, reduzieren sich die gesamten Steuerforderungen. Alternativ ist ein Verlustvortrag möglich.

 

Vorsicht: abweichende Regeln für Gewerbesteuer

Gewerbetreibende zahlen im Gegensatz zu Freiberuflern zusätzlich Gewerbesteuer. Sie sollten beachten, dass das Gewerbesteuerrecht keine vorweggenommenen Betriebsausgaben kennt.

Hier ist der Zeitpunkt der tatsächlichen Geschäftsaufnahme entscheidend, das maßgebliche Kriterium ist das Datum der Gewerbeanmeldung. Wenn Sie als Gewerbetreibender größere Ausgabe tätigen wollen, sollten Sie Ihre Gewerbeanmeldung vorziehen oder mit den Einkäufen, Buchungen sowie Investitionen abwarten.

 

Typische Beispiele für vorweggenommene Betriebsausgaben

In der Vorbereitungsphase Ihrer Existenzgründung können vielfältige Betriebsausgaben anfallen. Sie beziehen sich auf die Planung und Organisation der Gründung oder auf den konkreten Beginn der Geschäftstätigkeit. In den ersten Bereich fallen unter anderem Beratungskosten und Anwalts- sowie Notargebühren. Reisekosten zu relevanten Gründungs- oder Fachmessen und zu Investorentreffen können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen.

 

In die zweite Kategorie gehören alle Betriebsausgaben, die für Ihren Betrieb auch nach der Betriebseröffnung erforderlich sind.

 

Dazu zählen Kosten für folgende Zwecke:

 

  • Marketing
  • Büroeinrichtung
  • Mietzahlungen
  • Leasingverträge für Kfz und Co.
  • Kommunikation (Telefon, Internet etc.)
  • Büromaterialien und Porto
  • Finanzierungskosten
  • Warenbeschaffung

 

Bei vorweggenommenen Betriebsausgaben agieren Finanzämter strenger als bei gewöhnlichen Betriebsausgaben. Nach der Betriebseröffnung können Sie zum Beispiel sämtliche Einrichtungselemente und Technik als Betriebsausgaben geltend machen, sofern diese für Ihre Betriebsräume oder Ihr häusliches Arbeitszimmer bestimmt sind.

 

Bei vorweggenommenen Betriebsausgaben müssen Sie dagegen nachvollziehbar erläutern, warum Sie diese Gegenstände für Ihre spätere Geschäftstätigkeit benötigen.

 

Vorweggenommene Betriebsausgaben und Umsatzsteuer

Als Unternehmer sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie nicht von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen. Vor der Betriebseröffnung müssen Sie dennoch Umsatzsteuer auf Produkte und Dienstleister bezahlen, weil Ihnen die erforderliche Steuernummer fehlt. Lieferant können Sie ohne diese Angabe nicht von der Umsatzsteuer befreien.

 

Sie legen diese Steuer aber nur aus, mit der nächsten Steuererklärung können Sie sich die gezahlte Umsatzsteuer auf vorweggenommene Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückholen.

 

Steuerreduzierung auch ohne Existenzgründung

Sie können vorweggenommene Betriebsausgaben selbst dann steuerlich geltend machen, wenn Sie auf eine Betriebsgründung verzichten. Lassen Sie die Ausgaben mit Einnahmen aus anderen Einkunftsarten verrechnen! Das Finanzamt erkennt die Betriebsausgaben nur an, wenn Sie eine ernsthafte Gründungsabsicht verfolgt haben. Diese müssen Sie auf Nachfrage belegen. Relevante Dokumente sind zum Beispiel ein formulierter Businessplan und Nachweise über eine Gründungsberatung.

Vorweggenommene Betriebsausgaben: Erfahrene Steuerberater helfen!

Bei Betriebsausgaben in der Vorbereitungsphase können unterschiedliche Fragen und Probleme auftauchen: Fällt dieser bestimmte Rechnungsbetrag unter die Definition? Soll ich mit gewissen Ausgaben lieber warten?

 

Wie dokumentiere ich den Zusammenhang zwischen Kostenpunkt und Geschäftstätigkeit? Die Guhr Steuerberatung gibt Ihnen viele wertvolle Tipps und greift Ihnen bei der Steuererklärung tatkräftig unter die Arme.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

 

Wo werden die vorweggenommene Betriebsausgaben eingetragen?

Tragen Sie diese Betriebsausgaben in der Anlage EÜR Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Wenn Sie im entsprechenden Steuerjahr zugleich Ihren Betrieb eröffnet haben und normale Betriebsausgaben angefallen sind, bündeln Sie sämtliche Ausgaben. Übernehmen Sie die Ergebnisse in die Anlage S oder Anlage G. Bewahren Sie alle Belege für Ihre vorweggenommenen Betriebsausgaben auf und erläutern Sie prägnant, warum diese Ausgaben Ihrer Geschäftstätigkeit gedient haben.

Wie verbuche ich vorweggenommene Betriebsausgaben?

Sämtliche Ausgaben aus der Vorbereitungsphase pflegen Sie am Tag der Betriebseröffnung in Ihr Buchhaltungssystem ein. Wichtig ist, dass Sie den Zweck der Betriebsausgaben exakt dokumentieren. Bei manchen Buchhaltungsprogrammen können Sie Erläuterungen eintippen – alternativ empfiehlt sich eine separate Liste für die vorweggenommenen Betriebsausgaben. Dokumentieren Sie für das Finanzamt den Zusammenhang zwischen Ausgaben und Erzielung künftiger Einnahmen.

Kann ich schon vor der Gewerbeanmeldung Ware kaufen?

Einkommensteuerrechtlich gelten auch Kosten für die Warenbeschaffung als vorweggenommene Betriebsausgaben. Gewerbetreibende sollten aber Zurückhaltung üben: Bei der Gewerbesteuer können sie erst ab dem Zeitpunkt der Gewerbeanmeldung Betriebsausgaben geltend machen. Es kann entsprechend vorkommen, dass die Ausgaben die Einkommensteuer minimieren, bei der Berechnung der Gewerbesteuer aber unberücksichtigt bleiben. Freiberufler müssen sich darüber keine Gedanken machen – sie unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht.

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Quellen

 

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