Betriebsausgaben: Definition, Regeln und Tipps

betriebsausgaben
Jeder Selbstständige beschäftigt sich täglich mit Betriebsausgaben: Sie sind neben den Betriebseinnahmen betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich der wichtigste Faktor. Betriebsausgaben schmälern den Gewinn, zu hohe Ausgaben im Verhältnis zu den Einnahmen gefährden die wirtschaftliche Existenz. Zugleich bedeuten Betriebsausgaben eine Gewinnminderung: Sie müssen weniger Steuern bezahlen.
Inhaltsübersicht

Bevor Sie ein Unternehmen gründen, sollten Sie sich intensiv mit dem Aspekt der Betriebsausgaben auseinandersetzen.

Insbesondere steuerrechtlich stellen sich einige Fragen:

 

  • Welche Kosten kann ich als Betriebsausgaben geltend machen?
  • Wie handhabe ich gemischte betriebliche und private Kosten?
  • Welche Abschreibungsregeln muss ich berücksichtigen?
  • Welche Wahlmöglichkeiten kann ich nutzen?

 

Dieser Ratgeber führt Sie übersichtlich in die Thematik der Betriebsausgaben ein. Bedenken Sie aber, dass es viele Sonderregelungen gibt. Wie im Steuerrecht insgesamt gilt auch hier: Einige Sachverhalte sind komplex. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die versierten Experten der Guhr Steuerberatung!

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Was versteht das Steuerrecht unter Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind Kosten, die aus betrieblicher Veranlassung entstehen. Das Gegenteil stellen Aufwendungen für die private Lebensführung dar. Betriebliche Aufwendungen hängen eindeutig mit der betrieblichen Tätigkeit zusammen.

 

Als Steuerpflichtiger müssen Sie dies dem Finanzamt auf Nachfrage nachweisen. In der Einnahmenüberschussrechnung ist keine ausführliche Begründung erforderlich: Im Regelfall meldet sich die Finanzbehörde, wenn einem Beamten begründete Zweifel kommen. Im Rahmen einer Betriebsprüfung müssen Sie mit einer strikten Kontrolle Ihrer Betriebsausgaben rechnen.

Betriebliche Aufwendungen müssen weder notwendig und zweckmäßig noch üblich sein. Das garantiert Ihnen bei den Betriebsausgaben Flexibilität: Sie können vielfältige Aufwendungen steuerlich absetzen, ohne den betrieblichen Nutzen nachweisen zu müssen.

 

Auch Ausgaben, die sich im Nachhinein als sinnlos erwiesen haben, erkennt das Finanzamt als Betriebsausgaben an. Das gilt bis zu einem bestimmten Maß: Überschreitet der Aufwand den möglichen Ertrag in einer auffälligen Weise, kann das Finanzamt die steuerliche Abzugsfähigkeit versagen.

 

So wirken sich Betriebsausgaben auf die Steuerforderungen aus

Betriebsausgaben reduzieren den Gewinn, der als Basis für die Steuerberechnung dient. Konkret bedeutet das: Wenn Sie betriebliche Aufwendungen veranlassen, reduzieren Sie die Steuerforderungen. Das trifft auf sämtliche relevanten Steuerarten wie Einkommensteuer, Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer zu. Der Gewinn ergibt sich aus folgender Rechnung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben.

 

Zeitpunkt der steuerlichen Abzugsfähigkeit

Im Steuerrecht kommt es in der Regel darauf an, wann Sie Rechnungsbeträge bezahlen. Wenn Sie zum Beispiel im Dezember 2022 Büromaterial anschaffen und die Rechnung im Januar 2023 begleichen, verbuchen Sie den Betrag im Jahr 2023. Auf die Steuerzahlung 2022 hat diese Betriebsausgabe keinen Einfluss. Sonderregelungen gibt es für regelmäßig anfallende Zahlungen wie die Miete.

 

Die Abschreibungsregeln für bestimmte Betriebsausgaben

Kleinere Betriebsausgaben und vielfältige laufende Kosten mindern sofort und in voller Höhe Ihren Gewinn. Anders sieht das bei diversen Anschaffungen wie Notebooks und Büromöbeln aus, wenn sie über bestimmten Kostengrenzen liegen.

 

Bei Anschaffungen bis zu einem Nettopreis von 800 Euro erlaubt der Gesetzgeber die Sofortabschreibung, wobei Sie die Gegenstände ab einem Wert von 250 Euro in einem gesonderten Verzeichnis auflisten müssen. Die steuerliche Wirkung bei diesen geringwertigen Wirtschaftsgütern entfaltet sich vollständig im Anschaffungsjahr.

 

Bei einer Kaufsumme von 250 Euro bis 1.000 Euro können Sie alternativ eine Poolabschreibung vornehmen, die Abschreibung erfolgt linear und gesammelt über fünf Jahre. Bei allen anderen höherwertigen Wirtschaftsgütern ziehen Sie die AfA-Tabellen heran. Die Abkürzung steht für Absetzung für Nutzung. In diesen Tabellen finden sich für sämtliche Anschaffungsobjekte exakte Nutzungsdauern: Sie teilen die Kosten bei der Abschreibung auf die entsprechende Anzahl an Jahren auf.

 

Betriebsausgaben: Diese Kosten können Sie steuerlich absetzen

Die Liste an möglichen Betriebsausgaben ist lang: Sie können vielfältige betrieblich veranlasste Kosten von Ihren Betriebseinnahmen abziehen! Wichtig ist, dass der betriebliche Nutzen erkennbar ist und überwiegt. Im nächsten Kapitel finden Sie Informationen zu gemischt veranlassten Aufwendungen, die Sie teilweise steuerlich geltend machen können.

 

Typische Beispiele für voll abzugsfähige Betriebsausgaben:

 

  • Miete und Nebenkosten für Betriebsstätte
  • Berufs- und Betriebsversicherungen
  • Lohnzahlungen an Mitarbeiter
  • Anschaffung von Büromöbeln und Bürotechnik
  • Kauf von Büromaterialien und Porto
  • Aufwendungen für Telefon und Internet
  • Marketing- und Werbeausgaben
  • Anschaffung von Maschinen und Reparaturkosten
  • Kauf eines Geschäftsautos
  • Fachbücher und Fachzeitschriften

 

Sie wissen nicht, ob Sie einen konkreten Kostenpunkt als Betriebsausgabe werten dürfen? Kontaktieren Sie Ihre Guhr Steuerberatung!

 

Gemischt veranlasste Aufwendungen

Verschiedene Ausgaben berühren die betriebliche Tätigkeit und die private Lebensführung. Unter Umständen können Sie diese Aufwendungen teilweise als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt für Ausgaben, bei denen ein relevanter betrieblicher Nutzungsanteil vorliegt. Zudem setzt das Finanzamt voraus, dass sich die Nutzungsanteile leicht und einwandfrei aufteilen lassen.

 

In den Bereich der gemischt veranlassten Kosten gehören betrieblich genutzte Privatautos, Kommunikationskosten, diverse technische Geräte und Reisen, die zugleich einem betrieblichen und privaten Zweck dienen. Trennen Sie die privaten und betrieblichen Kosten bei diesen Ausgaben strikt und dokumentieren Sie dies nachvollziehbar! Alternativ akzeptiert das Finanzamt bei einigen Ausgaben Schätzungen, die objektive Kriterien erfüllen müssen.

 

Einen Sonderfall bildet das Homeoffice. Hier fragt sich im ersten Schritt, ob das Finanzamt das Heimbüro als steuerlich absetzbar anerkennt. Es muss in einem vernünftigen Größenverhältnis zur restlichen Wohnung stehen und Sie müssen es zu mindestens 90 % betrieblich nutzen. Wenn Ihr Arbeitszimmer diesen Kriterien entspricht, können Sie die Miete und die Nebenkosten anteilig als Betriebsausgaben geltend machen. Kaufen Sie für das Arbeitszimmer Möbel und anderes Equipment, können Sie diese Kosten vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Dasselbe trifft auf Reparatur- und Renovierungskosten zu.

 

Bei den Betriebsausgaben nicht nur auf die Steuerersparnis achten!

Manche Unternehmer sehen betriebliche Aufwendungen ausschließlich unter dem Gesichtspunkt des Steuersparens. Hier empfiehlt sich Vorsicht: Sinnlose Betriebsausgaben senken zwar die Steuerforderungen, reduzieren aber auch den Gewinn und damit die Einkünfte. Das ist für Selbstständige ein Minusgeschäft. Betriebliche Aufwendungen sollten dem unternehmerischen Zweck dienen und angemessen sein.

 

Betriebsausgaben planen und steuerlich absetzen: Steuerberater unterstützen!

Insbesondere bei größeren Betriebsausgaben empfiehlt es sich, die Aufwendungen vorausschauend zu planen. Es kann sich zum Beispiel als vorteilhaft erweisen, bestimmte Ausgaben vorzuziehen oder mit der Transaktion abzuwarten. Das hängt unter anderem von der individuellen Wirtschaftslage und möglichen Änderungen des Steuerrechts ab.

 

Zudem sollten Sie eventuell vorhandene Alternativen wie Leasing statt Kauf in Betracht ziehen. Die erfahrenen Mitarbeiter der Guhr Steuerberatung geben Ihnen viele wertvolle Tipps zum Betriebsausgaben-Management!

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Fragen und Antworten zu den Betriebsausgaben

Was gehört alles zu den Betriebsausgaben?

Zu den Betriebsausgaben zählen alle Aufwendungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen. Ausgaben für die private Lebensführung sind keine Betriebsausgaben. Es gibt aber einen Zwischenbereich, das Finanzamt erkennt gemischt veranlasste Kosten teilweise als Betriebsausgaben an. Die Regelungen unterscheiden sich je nach Art der Betriebsausgabe: Das Gesetz sieht unter anderem eine detaillierte Aufteilung der Kosten, Obergrenzen und Pauschalen vor. Die Experten der Guhr Steuerberatung informieren!

Was sind Betriebsausgaben bei Selbständigen?

Hierbei handelt es sich um betrieblich veranlasste Aufwendungen. Sie sind von Aufwendungen für die private Lebensführung zu unterscheiden. Betriebsausgaben mindern den Gewinn, der als Berechnungsgrundlage für die Steuern dient. Viele Betriebsausgaben können Sie im selben Jahr der Bezahlung geltend machen. Bei größeren Ausgaben kommen die Abschreibungsregeln zur Anwendung. Beachten Sie die AfA-Tabellen!

Was sind Werbungskosten und Betriebsausgaben?

Werbungskosten und Betriebsausgaben beziehen sich auf unterschiedliche Einkommensarten. Werbungskosten sind zum Beispiel bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit und aus Vermietung relevant. Steuerpflichtige können unter anderem Kosten für Arbeitsmittel und das Homeoffice steuerlich absetzen. Selbstständige geben diese Aufwendungen dagegen als Betriebsausgaben an und ziehen sie von ihren Betriebseinnahmen ab. Grundsätzlich genießen Unternehmer bei den Betriebsausgaben größere Spielräume, die möglichen Werbungskosten definiert der Gesetzgeber dagegen exakt.

Welche Kosten sind abzugsfähig?

Steuerpflichtige können alle betrieblich veranlassten Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob diese Ausgaben tatsächlich zu Betriebseinnahmen führen. Das Finanzamt nimmt keine inhaltliche Prüfung vor. Als Unternehmer können Sie zum Beispiel einen Fußballverein mit Sponsoring unterstützen und diese Kosten als Betriebsausgaben ausweisen: Sie müssen nicht nachweisen, dass Sie damit Einnahmen generieren. Bei einem erheblichen Missverhältnis zwischen Aufwand und Ertrag kann die Finanzbehörde jedoch einschreiten.

 

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