Grundsätzlich fällt diese Berechnung leicht. Als Unternehmer bezahlen Sie Lieferanten und Dienstleistern Rechnungsbeträge inklusive Umsatzsteuer: Bei diesen Steuerbeträgen handelt es sich aus Ihrer Perspektive um die abziehbare Vorsteuer. Zugleich weisen Sie auf den Rechnungen für Ihre Kunden Umsatzsteuer aus und leiten diese an das Finanzamt weiter. Die von Ihnen bezahlte Vorsteuer reduziert diesen Betrag. Dieses Verfahren nennt sich Vorsteuerabzug.
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Beim Berechnen und Abziehen der Vorsteuer müssen Sie aber einige Punkte beachten. Es stellen sich unter anderem folgende Fragen:
- Erkennt die Finanzbehörde Ausgaben und damit die Umsatzsteuer als abzugsfähig an?
- Wie hoch ist der Steuersatz?
- Erfüllen eingehende Rechnungen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug?
- Zu welchem Zeitpunkt müssen Sie die Vorsteuer erfassen?
- Welche Ausnahmen gibt es beim Vorsteuerabzug?
Erfahren Sie in diesem Artikel wertvolle Tipps! Bestenfalls übertragen Sie den bürokratischen Aufwand des Vorsteuerabzugs und der Umsatzsteuer-Voranmeldung an die Guhr Steuerberatung: Sie reduzieren Ihren Aufwand und profitieren von einem korrekten Abzug der Vorsteuer!
Berechnung der Vorsteuer: Bedeutung und Funktionsweise
Spätestens in der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der jährlichen Steuererklärung geben Sie an, wie viel Vorsteuer Sie entrichten müssen. Auf der anderen Seite halten Sie fest, wie viel Umsatzsteuer Sie von Ihren Kunden erhoben haben. Im Regelfall ergibt sich daraus ein Betrag, den Sie an das Finanzamt überweisen. Es kann aber auch ein Vorsteuerüberhang vorliegen, sofern die Summe der bezahlten Umsatzsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer ist. In diesem Fall erhalten Sie den jeweiligen Betrag ausgezahlt.
Die Steuerforderungen entwickeln sich bei der Umsatzsteuer dynamisch. Bei hohen Betriebsausgaben, die zum Beispiel durch Investitionen in Computertechnik, Büromöbel oder Maschinen anfallen, erhöht sich die Vorsteuer vorübergehend. Auch bei der vereinnahmten Umsatzsteuer kann es unter anderem aufgrund von Großaufträgen zu beträchtlichen Schwankungen kommen. Wenn Sie im Vorfeld die Vorsteuer berechnen und diese von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehen, hilft Ihnen dies bei der Finanzplanung. Sie entgehen insbesondere der misslichen Situation, dass Sie eine Umsatzsteuerforderung des Finanzamts nicht begleichen können.
Bei einem geringen Jahresumsatz verfügen Sie über die Möglichkeit, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen. Der Staat verzichtet auf die Erhebung der Umsatzsteuer, zugleich dürfen Sie keine Vorsteuer geltend machen. Diese Regelung kommt infrage, wenn Sie im letzten Jahr höchstens 22.000 Euro und im aktuellen Jahr maximal 50.000 Euro Umsatz verzeichnen. Die Notwendigkeit, die Vorsteuer zu berechnen, entfällt dann.
So berechnen Sie die Vorsteuer
Für die Vorsteuerberechnung gibt es unterschiedliche Optionen. Sie können zum Beispiel sämtliche bezahlten und eingenommenen Steuerposten manuell addieren. Die Vorsteuer ist auf den Eingangs- und Ausgangsrechnungen separat ausgewiesen, sodass das Berechnen der Vorsteuer leicht fällt. Alternativ können Sie von den Netto- oder Bruttobeträgen ausgehen. Häufig übernimmt die Buchhaltungssoftware diese Berechnungen. Alternativ können Sie einen Vorsteuer Rechner im Internet verwenden.
Wichtige Grundregeln bei der Erfassung
Das Finanzamt erkennt den Vorsteuerabzug nur an, wenn Rechnungsposten und Rechnungen mehrere Kriterien erfüllen. Grundsätzlich sieht das Umsatzsteuergesetz dieses Verfahren für folgende Fälle vor:
- In Deutschland angefallene Umsatzsteuer
- Einfuhrumsatzsteuer
- Steuer für innergemeinschaftlichen Erwerb
Zudem setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass die Aufwendungen als Betriebsausgaben gelten. Wenn die Finanzbehörde Rechnungsbeträge als privat einstuft, versagt sie auch den Abzug als Vorsteuer.
Eine zentrale formale Voraussetzung ist, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die exakten Kriterien hängen von der Höhe der Rechnungssumme ab. Hierbei verdienen Aspekte wie korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer, Beschreibung der Leistungen oder Waren und die Anschriften von Lieferanten sowie Empfänger Beachtung.
Zeitpunkt der Erfassung
Bei Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gilt das Zufluss- und Abflussprinzip: Sie berücksichtigen diese Posten, sobald die Zahlung erfolgt. Wenn Sie die Vorsteuer berechnen, kommt ein davon abweichendes Prinzip zur Anwendung. Erfassen Sie die Vorsteuer, wenn folgende beide Kriterien erfüllt sind:
- Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung
- Durchführung der Dienstleistung beziehungsweise Lieferung der Ware
Das Umsatzsteuerrecht sieht die Soll-Besteuerung als Regelfall vor. Ob Vorsteuer oder Umsatzsteuer: Die Erfassung hängt vom Vorliegen der Rechnung und der Leistungserbringung ab. Unter bestimmten Umständen können Sie die Besteuerung nach dem Ist-Prinzip beantragen. Dann müssen Sie die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang entrichten. Auf die Berechnung der Vorsteuer hat dies aber keinen Einfluss: Diese dürfen Sie weiterhin sofort geltend machen. Ihre Steuerberatung in Berlin erläutert Ihnen Details zu diesen beiden Besteuerungsformen!
Vorsteuer berechnen – Beispiel
Damit Sie einen konkreten Eindruck von der Vorgehensweise erhalten, machen wir die Vorsteuerberechnung an einem einfachen Beispiel deutlich. Bei der ersten Variante erfolgt die Berechnung auf Basis des Nettobetrags bei einer Leistung, für welche die reguläre Umsatzsteuer von 19 % anfällt. Die Rechnungssumme beträgt 1.000 Euro. Die Umsatzsteuer liegt bei 190 Euro. Sie überweisen insgesamt 1.190 Euro und geben bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung 190 Euro Vorsteuer an.
Wenn Sie vom Bruttobetrag ausgehen, ist die Berechnung etwas komplizierter. Vermeiden Sie den Fehler, von dieser Summe 19 % zu berechnen. Sie wählen die falsche Berechnungsbasis, die 19 % Umsatzsteuer bezieht sich auf die Nettosumme. Teilen Sie den Bruttobetrag stattdessen durch 1,19, um den Nettobetrag zu errechnen. Aus der Differenz zwischen der Bruttosumme und dem ermittelten Nettobetrag ergibt sich die Höhe der Vorsteuer.
Abweichende Berechnung der Vorsteuer: Pauschalisierung
In einigen Branchen und Berufsfeldern existiert die Option, den Vorsteuerabzug in pauschalisierter Form vorzunehmen. Bei der Vorsteuerberechnung kommt es nicht auf die einzelnen Steuerbeträge an, stattdessen ermitteln Sie die Vorsteuer anhand Ihres Jahresumsatzes. Wenn Sie die Vorsteuer berechnen, ziehen Sie den relevanten branchen- oder berufsbezogenen Durchschnittssteuersatz heran. Ihre Steuerberatung informiert Sie über dieses Verfahren und analysiert, ob es finanziell vorteilhaft ist.
Steuerberater unterstützen bei Vorsteuerberechnung
Wenn Sie Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt an eine Steuerberatung übertragen, entlasten Sie sich umfangreich. Das gilt auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Berechnung der Vorsteuer. Ihre Guhr Steuerberatung berechnet die Vorsteuer fortlaufend und teilt Ihnen frühzeitig mit, wenn sich Besonderheiten ergeben.
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